Le poste :

Sous la supervision générale du responsable des opérations internationales, l'assistant(e) administratif(ve) et voyages assure la bonne exécution du programme de l'UNFPA en Haïti. Ses missions comprennent la gestion des données et le soutien à la mise en œuvre du programme, dans le strict respect des règles et réglementations de l'UNFPA. L'assistant(e) travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et du siège afin de répondre aux besoins opérationnels liés à l'administration quotidienne et aux déplacements.

Comment vous pouvez faire la différence :

L’UNFPA est l’agence chef de file des Nations Unies pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Son plan stratégique (2022-2025) réaffirme la pertinence de son orientation stratégique actuelle et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; répondre aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et éliminer les violences sexistes et les pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques visant à accélérer les progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD au cours de la Décennie d’action jusqu’en 2030. Notre plan stratégique invite les États membres des Nations Unies, les organisations et les individus à « reconstruire en mieux », tout en s’attaquant aux conséquences négatives de la pandémie de COVID-19 sur l’accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et à leurs droits en matière de reproduction, à rattraper les acquis perdus et à atteindre nos objectifs.

Dans un monde où les droits fondamentaux de la personne sont menacés, nous avons besoin d'un personnel intègre et éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.

L’UNFPA recherche des candidats capables de transformer, d’inspirer et d’obtenir des résultats concrets et durables ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à atteindre l’excellence dans les résultats des programmes.

Objectif du poste :

Le bureau de pays d'Haïti recherche des professionnels qualifiés pour renforcer le lien entre les sections Programme et Opérations. L'assistant(e) administratif(ve) et voyages assure la liaison directe et appuie les responsables de programme dans l'atteinte des résultats liés à la mise en œuvre globale du programme de pays. Ses missions comprennent le soutien logistique pour les déplacements via les vols UNHAS et les vols commerciaux, ainsi que la coordination avec les partenaires. 

Vous seriez responsable de :

Gestion administrative et des voyages

• Gestion des déplacements des membres du personnel ainsi que des autres partenaires (réservations de vols et de véhicules pour tous les déplacements officiels)
• Lancement et suivi des demandes de mission dans l'ONU
• Gestion des ateliers, réunions, séminaires et de tous les autres événements organisés par le bureau, y compris le soutien logistique des activités prévues
• Soutien aux processus d'approvisionnement des bureaux, y compris les demandes de factures pro forma, la préparation de tableaux comparatifs des offres et leur soumission pour approbation.

Logistique et coordination

• Gérer les réservations de voyage, y compris les vols, les hôtels et les locations de véhicules.
• S’assurer que toutes les demandes de voyage sont conformes aux procédures de l’UNFPA et aux budgets alloués.
• Fournir un soutien et une assistance complets pour l'acquisition d'équipements et de fournitures pour les projets, ainsi que pour les autres besoins opérationnels et administratifs du bureau de pays.
• Soutenir le processus d'approvisionnement en carburant des véhicules
• Assurer les dispositions nécessaires aux déplacements officiels du personnel du bureau de l'UNFPA en Haïti pour les missions locales et internationales.
• Assurer la saisie des demandes de paiement dans AODOCS
• Soumettre des demandes dans Quantum : Réquisitions / Bons de commande
• Assurez le suivi des dossiers de paiement auprès du service financier.
• Participer activement aux travaux des sous-groupes de l'OMT
• Assurer la coordination de la stratégie des opérations commerciales, en fournissant des informations relatives aux voyages et autres questions administratives.
• Appuyer les activités de clôture de fin d'exercice, notamment l'analyse des demandes d'achat et des bons de commande à clôturer.

Accomplir toute autre tâche qui pourrait être requise par la direction de l'UNFPA. 

Qualifications et expérience : 

Éducation:  

Diplôme d'études secondaires requis. Diplôme universitaire en sciences sociales, administration publique, gestion d'entreprise ou domaines connexes de préférence.

Connaissances et expérience : 

• Au moins 4 ans d'expérience à responsabilités croissantes dans la gestion de programmes et/ou l'administration au niveau national ou international.
• Une expérience professionnelle au sein des Nations Unies est un atout.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (MS Word, Excel), des bases de données et des systèmes de gestion Web

Langues : 

La maîtrise du français et du créole est requise. Une bonne connaissance de l'anglais est nécessaire. La connaissance d'autres langues officielles de l'ONU, de préférence le français et le portugais, est un atout. 
Compétences requises : 

Valeurs:

• Faisant preuve d'intégrité, 
• Démontrant son engagement envers l'UNFPA et le système des Nations Unies, 
• Embrasser la diversité culturelle, 
• Accepter le changement

Compétences clés : 

• Obtenir des résultats,
• Être responsable,
• Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires,
• Penser de manière analytique et stratégique,
• Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations,

Compétences fonctionnelles :

• Partage des connaissances et transfert d'expérience
• S'engage activement dans un apprentissage personnel continu, suit un plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises.
• Capacité à réaliser diverses tâches spécialisées liées à la gestion des résultats, notamment l'appui à la conception, à la planification et à la mise en œuvre des programmes, la gestion des données et la production de rapports.
• Capacité à contribuer à la réingénierie des processus métier et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes, y compris les systèmes informatiques.
• Elle se concentre sur les résultats des clients et réagit positivement aux commentaires.
• Les approches fonctionnent avec énergie et une attitude positive et constructive
• Il reste calme, maître de lui et de bonne humeur même sous pression.
• Fait preuve d'ouverture au changement et de capacité à gérer la complexité.

Rémunération et avantages sociaux :

Ce poste offre une rémunération attractive comprenant un salaire net compétitif, une assurance maladie et d'autres avantages sociaux, le cas échéant.

Environnement de travail de l'UNFPA :

L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons donc les candidatures féminines. Les personnes LGBTQIA+, les minorités ethniques, les populations autochtones, les personnes en situation de handicap et les autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour toutes et tous, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles et leur appartenance à la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur des valeurs de l’UNFPA – cliquez  ici  pour en savoir plus.

Clause de non-responsabilité:

La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications d'antécédents et de références, à un examen médical, à la délivrance d'un visa et à d'autres exigences administratives. 

L'UNFPA ne perçoit aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en lien avec le processus de candidature ou de recrutement et ne s'intéresse pas aux informations relatives aux comptes bancaires des candidats. 

Les candidats à des postes de la catégorie professionnelle internationale et des catégories supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.

NB :   La plateforme   EPS Caraïbes   ne fait que relayer les offres d'emploi de l'institution et elle n'a aucune implication dans le traitement et la sélection des dossiers du(es) Candidat(s) ! Merci de suivre les instructions et d'acheminer directement vos candidatures auprès de l'institution qui recrute pour ce poste, en suivant les informations données dans la partie descriptive du présent poste !