Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets et programmes en Haïti, la fondation HEKS/EPER recrute un(e) Adjoint(e) au Responsable administratif et financier (RAF).

Placé(e) sous la responsabilité du RAF, l’Adjoint(e) au RAF est en charge de la gestion comptable des budgets du Bureau de Coordination (BuCo) et des projets en implémentation directe. Il/Elle contrôle également la comptabilité des partenaires. Sous la supervision du RAF, il/elle s’assure que les procédures administratives financières et logistiques aient bien été respectées et que les pièces justificatives soient disponibles et biens classées (en versions physique et électronique). L’Adjoint(e) au RAF appuie le RAF dans la gestion du personnel du BuCo. L’Adjoint(e) au RAF assiste le RAF dans toutes ses tâches et en l’absence de ce dernier, assure les tâches courantes du RAF sous la supervision de la Directrice ou du Directeur pays.

Principales tâches et responsabilités :

Gestion financière

• Vérifier les soldes de caisses et de banques ;
• Contrôler et garantir l’éligibilité des factures et documents d’achats ;
• Contrôler le niveau des avances de chaque caisse en fin de mois ;
• Vérifier l’enregistrement des dépenses dans chaque livre de caisse et de banque et importer les données dans le logiciel comptable ;
• Assurer mensuellement la rédaction des commentaires sur la comptabilité de chaque projet ;
• Importer les journaux de caisse et de banque dans la comptabilité mensuellement ;
• Vérifier la présentation des pièces comptables ;
• Préparer les suivis budgétaires avant le 10 de chaque mois ;
• Vérifier le paiement des échéances des contrats de location et répartir les charges ;
• Vérifier auprès du RAF que la base de données du personnel est complète et mise à jour ;
• Mettre à jour les fiches de dépréciation des équipements et véhicules du BuCo ;
• Faire les remboursements inter-projets et effectuer les écritures comptables requises ainsi que le classement des documents ;
• Effectuer les premiers contrôles budgétaires pour transmission au RAF et régularisation ;
• Effectuer les réaffectations et corrections selon les recommandations du RAF.

Gestion des organisations partenaires

• Appuyer le RAF dans le renforcement des compétences des comptables chez les partenaires de HEKS/EPER ;
• Assurer la formation du/des assistants comptables et du/des comptables du BuCo ;
• Contrôler les livres de caisse et effectuer les inventaires physiques chaque fin de mois ou de manière inopinée ;
• Assurer des sessions de formation comptable (personnel HEKS/EPER + partenaires) ;
• Évaluer l’Assistant Finance et l’Agent de paye au moins une fois par an ;
• Appuyer le suivi de la gestion de la caisse populaire de solidarité (dite KEPSODES), mise en place dans le cadre du projet de développement rural.

Administration et programme

• Superviser l’Assistant Finance et s’assurer du respect des procédures d’achat avant les décaissements ;
• En collaboration avec le département logistique, s’assurer du respect des procédures d’achat, de la disponibilité des dossiers d’achat et s’assurer du bon échange d’informations et des copies des documents entre les deux départements ;
• Avant tout paiement, s’assurer, en lien avec le RAF, du respect des procédures d’achat ;
• Superviser l’archivage et la présentation des pièces justificatives lors d’audits internes et externes ;
• En collaboration avec le RAF, s’assurer du bon classement des pièces comptables par projet, en lien avec les rapports financiers ;
• Supporter l’archivage électronique de la documentation administrative et financière ;
• Participer à des suivis ou des supports sur le terrain.

Gestion des ressources humaines

• Aider à constituer les dossiers du personnel, les classer et les mettre à jour régulièrement ;
• Appuyer le RAF dans le suivi des contrats de travail ;
• Faire le suivi des congés et autres absences du personnel avec les Chefs de département ;
• Communiquer les soldes de congés trimestriellement aux Chefs de département concernés ;
• Gérer les feuilles de présence de l’ensemble du personnel en lien avec les Chefs de département et signaler les cas de retard et d’absence au RAF ;
• Préparer les attestations de travail ou tout autre document demandé en lien avec les employés ;
• S’assurer que le Règlement Intérieur du BuCo est compris par tous les employés, respecté et appliqué dans son entièreté ;
• Aider à la mise en place de plan de formation ;
• Effectuer les démarches et communication pour les salariés auprès du MAST, de l’ONA et de l’assurance AIC (inscription, ajout de dépendants, réclamation, suivi).

Encadrement de la Ménagère

• Vérifier que la Ménagère effectue son travail comme décrit pour sa fonction ;
• Assurer son orientation et formation selon nécessité.

Qualifications et expériences requises :

• diplôme universitaire de niveau licence en finance, comptabilité, administration ou gestion des affaires ;
• au moins trois ans d’expérience pertinente dans une fonction financière de haut niveau similaire au sein d’une ONG internationale ou d’une organisation à but non lucratif.
• aptitude avérée à l’établissement de budgets, à la prévision des flux de trésorerie et à l’analyse et au suivi financiers ;
• excellente connaissance des normes comptables nationales et internationales pertinentes ;
• capacité avérée à fournir un soutien, des conseils et une formation aux parties prenantes internes et externes ;
• expérience professionnelle préalable dans le suivi et la production de rapports financiers.

Compétences :

• excellentes capacités d’analyse et d’abstraction ;
• bonnes capacités de communication et maîtrise du créole, comme du français (parlé et écrit) ;
• capacité à travailler dans des environnements complexes et à veiller à ce que les délais soient respectés par les parties prenantes internes et externes (bonnes compétences en matière de hiérarchisation des priorités et de gestion du temps) ;
• capacité à s’assurer que les parties prenantes internes et externes comprennent et respectent les procédures et les lignes directrices de HEKS/EPER ;
• excellentes compétences informatiques (en particulier Microsoft Excel et les logiciels de comptabilité) ;
• personne assidue, ponctuelle et digne de confiance, rigoureuse ;
• excellent esprit d’équipe et capacités sociales ;
• bonne connaissance des lois et des obligations locales pertinentes (travail, fiscalité, sécurité sociale, ) ;
• disponible et apte pour des déplacements dans les milieux ruraux ;
• attitude de travail professionnelle, coopérative, efficace et efficiente.

Type de contrat : CDD (5 mois dans un 1^er temps, avec possibilité de renouvellement - Noter une période d’essai de 3 mois).

Date de prise de fonction : 21 juillet 2025, dans la mesure du possible.

Modalité pour postuler : Toute candidature est à envoyer par e-mail exclusivement à : rh.eperhaiti@gmail.com pour le 12 juillet 2025 à 23h59, au plus tard.

Aucun dossier physique ne sera considéré.

Contenu des candidatures :

Sera considéré comme complet, un dossier comprenant :

• un Curriculum Vitae (CV) avec les adresses électroniques de trois (3) références (obligatoire) ;
• une lettre de motivation ;
• la copie des diplômes et formations suivies ;
• la copie des certificats et/ou attestations de travail ;
• la copie d’une pièce d’identité.

Les candidat(e)s présélectionné(e)s devront présenter les justificatifs de leurs formations et de leurs expériences professionnelles.

Compensation salariale selon expérience.

NB : seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour un test puis un entretien.

N.B : La plateforme EPS Caraïbes ne fait que relayer les offres d'emploi de l'institution et elle n'a aucune implication dans le traitement et la sélection des dossiers des Candidat(es) ! Merci de suivre les instructions et d'acheminer directement vos candidatures auprès de l'institution qui recrute pour ce poste, suivant les informations  données dans la partie descriptive du présent poste !